sonnen global sekretesspolicy för kunder och affärspartners

‍

1. Vad innehåller denna sekretesspolicy?

Sekretesspolicyn ger dig information om behandlingen av dina personuppgifter genom företag som tillhör sonnenGruppe (hädanefter ”sonnen”, ”vi” eller ”oss”), samt även genom vårt moderbolag Shell.

Sekretesspolicyn vänder sig till våra kunder, leverantörer, affärspartners och/eller investerare, samt även de som besöker vår webbsida och kundportal. I den mån du besöker en av de webbsidor som vi erbjuder gäller också våra bestämmelser om dataskydd och användning av cookies. Mer information om detta hittar du i de dataskyddsbestämmelser som är publicerade på webbsidan.

I länder där vi bedriver verksamhet kan dessutom lokala sekretesspolicies och dataskyddsbestämmelser gälla, som återspeglar den på platsen gällande praxisen och de tillämpbara rättsliga kraven. Denna sekretesspolicy är därför alltid underordnad respektive gällande rättsliga bestämmelser och ska vid behov anpassas i enlighet därmed.

I denna sekretesspolicy behandlas vilka personuppgifter som behandlas i vilket syfte, hur länge vi sparar personuppgifter, hur du kommer åt och kan uppdatera dina personuppgifter, hur du kan få mer information och var du kan lämna in ett klagomål.

2. Särskild anmärkning om du är yngre än 16 år. Behandling av barns personuppgifter

Om du är yngre än 16 år (eller äldre, så som detta regleras av lagen) ber vi dig att inte lämna personuppgifter till oss (som t.ex. namn, adress och e-post). Om du ändå vill fråga oss någonting som kräver att du matar in dina personuppgifter (t.ex. i samband med en utbildning eller ett event som vi erbjuder) ska du vända dig till dina föräldrar eller vårdnadshavare och be dem att vända sig till oss för din räkning.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar följande personuppgifter för och i sammanhang med personer, kunder, leverantörer, affärspartners och/eller investerare:

Privat kontaktinformation (som t.ex. namn, post- eller e-postadress och telefonnummer) såvida det krävs för avsett syfte;

affärskontakter och annan information (som t.ex. affärstiteln på avdelningen, företagets namn och anledningen till samarbetet med sonnen).

4. Vem ansvarar för de inhämtade personuppgifterna?

Dataansvarig i lagens mening är sonnen Holding GmbH, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Tyskland och/eller det företag i sonnen-bolagsgruppen som du har ett avtalsförhållande med

5. I vilket syfte behandlar vi dina personuppgifter?

I följande fall behandlar vi på grund av dessa bestämmelser de personuppgifter vi har fått av dig:

5.1 Vid utövandet av vår affärsverksamhet och för att implementera ingångna avtal

Utförandet av vår affärsverksamhet, inklusive i syfte att forska, utveckla och förbättra de produkter och tjänster som vi erbjuder; avslut och genomdrivande av avtal med kunder, leverantörer, och affärspartners; för registrering och beräkning av tjänster, produkter och material från och till sonnen; upprätthållande och nyrekrytering av en affärsrelation, t.ex. för vård och främjande av kontakter med befintliga och potentiellt framtida kunder; för vår bokföring, kundservice, utvecklingen, genomförandet och analysen av marknadsundersökningar och marknadsföringsstrategier.

5.2 Organisation av våra affärsprocesser

Organisationen och styrningen av våra affärer, inklusive finans- och investeringshanteringen, införandet av kontrollmekanismer, för rapportering, utvärdering, granskningar och internundersökningar.

5.3 Hälsa, säkerhet

Till skydd för vår personals hälsa och säkerhet, inklusive skydd av en persons liv eller hälsa, kontrollerar vi en person identitet och åtkomstbehörigheter till våra bolags anläggningar och mark.

5.4 Efterlevnad av lagkrav; implementering av rättigheter

Efterlevnad av rättsliga och lagstadgade bestämmelser, inklusive i syfte att driva ett rättsligt förfarande eller bemöta krav.

5.5 Jämförelse med offentligt tillgängliga sanktionslistor

För att uppfylla våra medarbetares och uppdragsgivares rättsliga skyldigheter, för skydd av tillgångar, samt särskilt för att säkerställa att sonnen kan beakta alla lagar för handelskontroll, för förhindrande av pengatvätt och/eller bestickning och korruption och andra lagkrav, genomför vi regelbundet kontroller (minst en gång i kvartalet) av våra befintliga och potentiellt framtida kunder och affärspartners.

Denna kontroll sker utifrån offentligt tillgängliga eller av staten utfärdade sanktionslistor. Den utförs i Europa. Vi jämför då ditt för- och efternamn med de uppgifter som finns i de publicerade sanktionslistorna. Om det finns en initial överensstämmelse kommer vi utifrån de data som finns lagrade hos sonnen (t.ex. födelsedata, nationalitet, adress) kontrollera om överensstämmelsen faktiskt är korrekt. För kontrollen kan sonnen även använda andra offentliga källor, som till exempel information från kreditsäkringsinstitut. sonnen kan i detta syfte även kontakta den berörda parten direkt för att få mer information. Om sonnen inte kan utesluta överensstämmelsen förbehåller vi oss rätten till vidare prövning och bedömning genom externa rådgivares (KPMG EU) tjänster.

Om en överensstämmelse kan påvisas har Shell-organisationen Shell plc. rättslig rapporteringsskyldighet gentemot US Securities and Exchange Commission (SEC, den federala myndigheten för värdepappersreglering). Det åligger Shell Midstream Partners LP (MLP) att lämna in kvartals- och årsrapporter till SEC. Om så föreskrivs i lag ska sonnen rapportera till de behöriga lokala tillsynsmyndigheterna.

Den juridiska grunden för denna databehandling är artikel 6 avsn. 1 c) och f) i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU.

Kontrollen leder inte till automatiska beslut relaterade till en befintlig kund eller affärspartner eller en framtida kund eller affärspartner.

6. Juridisk grund för behandling av personuppgifter

De personuppgifter som omfattas av denna sekretesspolicy behandlas uteslutande i enlighet med följande bestämmelser:

för att på begäran komma i kontakt med en person innan ett avtal ska ingås;

för att implementera ett avtal som du och sonnen har ingått;

i den mån det krävs för efterlevnad av de lagar och rättsliga bestämmelser som vi är föremål för;

i den mån det krävs för att ta tillvara sonnens berättigade affärsintressen och detta inte strider mot de övervägande intressena, grundläggande rättigheterna eller grundläggande friheterna för den berörda personen; eller

(endast i den mån det krävs enligt lag) med en persons uttryckliga samtycke.

I de fall då vi behandlar personuppgifter med ditt samtycke har du rätt, såvida inget annat regleras av lagen, att återkalla ditt samtycke när som helst. Återkallelsen berör inte lagligheten i den fram till återkallelsetidpunkten utförda behandlingen.

7. Till vem vidarebefordrar vi personuppgifterna?

Dina personuppgifter behandlas uteslutande för de ovan nämnda syftena. De vidarebefordras uteslutande strikt enligt principen ”kännedom endast vid behov” (need-to-know-principen) enligt följande:

Dina personuppgifter vidarebefordras till andra bolag inom sonnen-koncernen, inklusive vårt moderbolag, Shell plc. om detta krävs i de syften som nämns under punkt 5.

Vi kan även vidarebefordra dina data inom vår koncern för att erbjuda dig reklamkampanjer eller informera dig om relaterade produkter och/eller tjänster. Detta görs på grundval av ditt samtycke till marknadsföringsändamål och i alla fall skickas marknadsföringsmaterialet till dig från oss

Shells syn på kunderna. För att kunna garantera att du får en positiv erfarenhet av Shell-koncernen med hänsyn tagen till ramvillkoren för din interaktion med Shell kombinerar vi den information vi får av de ovan nämnda källorna för att sammanställa en personlig profil av dig. På så sätt kan du lättare interagera med olika Shell-företag. Dessutom säkerställs det att vi har den senaste informationen om dig för att bättre kunna utveckla tjänster och produkter, och skräddarsy erbjudanden som motsvarar just dina intressen.

Vi ber dig dock att observera att du har möjlighet att kontrollera hur Shell använder denna information. Du kan bestrida kombinationen av dina personuppgifter på detta sätt – för att göra det hänvisar vi till följande avsnitt ”Dina rättigheter med avseende på dina personuppgifter”.

Dina personuppgifter vidarebefordras i vissa fall även till sådana företag inom sonnen Holding GmbH som tillhandahåller sonnen-produkter och -tjänster som vi behöver för efterlevnad av det avtal som vi har ingått med dig.

Behörig tredje part, som t.ex. handelsrepresentant, partner, tjänsteutövare och underleverantör till sonnen.

En behörig offentlig myndighet, regering eller förvaltning, såframt denna krävs för att uppfylla rättsliga skyldigheter som respektive företag i sonnen Holding GmbH är föremål för.

8. Överföring av personuppgifter

I den mån personuppgifterna vidarebefordras i enlighet med de ovan nämnda bestämmelserna till bolag inom sonnen-koncernen och/eller behörig tredje part som befinner sig i eller utanför landet där du har din hemvist (inklusive utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet), vidtar vi organisatoriska, avtalsenliga och rättsliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter endast behandlas i ovan nämnda syften, och att det finns en adekvat nivå av skydd för personuppgifterna.

Till dessa åtgärder räknas mekanismer som Europeiska kommissionen har godkänt för överföring av personuppgifter till tredje part i länder vars dataskydd inte anses adekvat, samt ytterligare lokala lagkrav.

9. Hur länge sparas dina personuppgifter?

sonnen sparar alla personuppgifter som har hämtats in för avslut eller implementering av ett avtal med en kund, leverantör eller affärspartner, eller inom ramarna för en lämnad offert, under tiden avtalsförhållandet varar eller upp till 3 år efter att samarbetet har avslutats.

I alla andra fall raderas personuppgifter, inklusive sådana uppgifter som har inhämtats inom ramarna för en lämnad offert som ej accepterats, samt även sådana uppgifter som behandlas enligt avsnitt 5.5, senast tre månader efter att de har inhämtats.

I alla fall får information sparas för a) en längre tid, om det finns rättslig grund för detta (i detta fall raderas de så snart de inte längre behövs i juridiskt syfte) eller b) en kortare tid, om syftet med lagringen bortfaller innan den definierade tidsfristen har passerats.

10. Hur kan jag få åtkomst till mina personuppgifter?

Det är vårt mål att den information vi har om dig ska vara så exakt som möjligt. Du har rätt att få reda på vilka personuppgifter vid har om dig.

Du kan få åtkomst till dina personuppgifter och begära korrigering eller borttagning av personuppgifter. Borttagningen av uppgifter kan endast begäras i den mån syftet med lagringen inte finns längre. Du har dessutom rätt att begära att behandlingen av dina uppgifter och överföringen av uppgifterna begränsas till den utsträckning som är nödvändig. För sådana ärenden ska du vända dig till dataansvarig enligt utförligare uppgifter nedan.

11. Vem kan jag vända mig till för att få mer information?

Dina frågor och anspråk härrörande från denna sekretesspolicy ska skickas till sonnen Holding GmbH, zu Händen der Geschäftsleitung, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Tyskland, privacy-notice@sonnen.de. Som komplettering kan upplysningar även hämtas från det sonnen Holding GmbH-företag som du har ingått avtal med.

Du kan dessutom kontakta vår dataskyddsansvarige på följande adress: Deutsche Shell Holding GmbH, Michael Seus, Suhrenkamp 71-77, 22335 Hamburg, Tyskland, datenschutz@sonnen.de.

Du kan även framföra klagomål till en dataskyddsmyndighet. Den behöriga tillsynsmyndigheten för sonnen Holding GmbH är delstaten Bayerns ansvarige för dataskydd (BayLfD), Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Tyskland, +49 89 212 6730, poststelle@datenschutz-bayern.de.

12. Ta kontakt via e-post eller kontaktformuläret

När du tar kontakt med sonnen per e-post eller via kontaktformuläret sparar vi de uppgifter du har lämnat till oss (din e-postadress, i förekommande fall ditt namn och ditt telefonnummer) för att kunna behandla din förfrågan samt om följdfrågor skulle uppkomma. De lämnas inte till tredje part utan ditt samtycke. Behandlingen av dessa uppgifter sker därför uteslutande baserat på art. 6 avsn. 1 s.1a i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU. Uppgifterna i detta sammanhang stannar hos oss tills du uppmanar oss att ta bort dem, drar tillbaka ditt samtycke till lagring eller om syftet med databehandlingen försvinner. Lagstadgad lagringsskyldighet och andra tvingande rättsliga bestämmelser berörs inte av detta.

13. Inhämtning av personuppgifter när du besöker vår webbsida

Om du endast använder webbsidan, om du alltså inte registrerar dig eller på annat sätt ger oss information, inhämtar vi endast de personuppgifter som din webbläsare vidarebefordrar till vår server. Om du vill titta på vår webbsida inhämtar vi följande uppgifter, som krävs tekniskt för att vi ska kunna visa vår webbsida för dig, och för att kunna garantera stabiliteten och säkerheten (den juridiska grunden är art. 6, avsn. 1 s. 1f i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU:

- IP-adress

- Datum och tid för förfrågan

- Skillnad i tidszon i förhållande till Greenwich Mean Time (GMT)

- Innehållet i begäran (konkret sida)

- Åtkomststatus/HTTP-statuskod

- Respektive överförd datamängd

- Webbsidan som begäran kommer från

- Webbläsare

- Operativsystem och dess gränssnitt

- Språk och version av webbläsarprogramvaran

14. Övriga funktioner och erbjudanden på vår webbsida

Utöver den rent informativa användningen av vår webbsida erbjuder vi olika tjänster som du kan använda vid intresse. För att göra detta måste du i allmänhet ange ytterligare personuppgifter som vi använder för att kunna leverera respektive tjänst, och för vilka de ovan nämnda grundprinciperna för databehandling gäller.

Delvis använder vi oss av beställda tjänster från externa leverantörer och partnerföretag för behandling av dina uppgifter eller för utförande och hantering. Dessa har noggrant valts ut och fått sitt uppdrag av oss, har förbundit sig att följa våra direktiv, och kontrolleras regelbundet.

Dessutom kan vi vidarebefordra dina personuppgifter till tredje part vid erbjudande om deltagande i kampanj, tävlingar, ingående av avtal eller andra tjänster tillsammans med partners. Mer information om detta får du när du anger dina personuppgifter eller i det nedanstående i beskrivningen av erbjudandet.

Behandlingen av dina uppgifter sker baserat på art. 6 avsn. 1 s.1a i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU.

I den mån våra leverantörer eller partners har sitt säte i ett land utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet informerar vi dig om följderna av denna omständighet i beskrivningen av erbjudandet.

15. sonnenDrive

Inom ramarna för erbjudandet sonnenDrive samarbetar sonnen med företaget Fleetpool GmbH med adressen Schanzenstraße 41 d, 51063 Köln. Om du använder detta erbjudande ingås avtalet om fordonsöverlåtelse direkt mellan dig och Fleetpool. För att skapa en offert och implementera avtalet behandlar Fleetpool särskilt följande uppgifter, som du anger på vår webbsida: Förnamn, efternamn, faktura- och leveransadress, e-postadress, faktura- och betalningsuppgifter, födelsedatum, telefonnummer och körkortsuppgifter. Den juridiska grunden för detta är art. 6 avsn. 1 b) i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU.

För att kunna bearbeta betalningar vidarebefordrar Fleetpool det konkreta betalningsbeloppet till den valda betalningsleverantören. Mer information om detta får du inom ramarna för avtalets ingående genom Fleetpool.

För att kunna skicka den erbjudna sonnenDrive-laddningskartan förmedlar sonnen ditt namn och din adress till leverantören Dutch Card Printing B.V., Groningen, som har det uppdraget. Den juridiska grunden är artikel 6 avsnitt 1 b) i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU.

När det gäller de personuppgifter som har erhållits via vår webbsida har sonnen GmbHingått ett avtal med företaget Fleetpool GmbH, som reglerar det gemensamma ansvaret som sonnen och Fleetpool har för behandlingen av dina personuppgifter. sonnens och Fleetpools gemensamma kontakt för all information och alla uttalanden gentemot den berörda personen är i detta sammanhang sonnen GmbH. Dina frågor och invändningar kan du skicka per post till sonnen Holding GmbH, zu Händen der Geschäftsleitung, Am Riedbach 1, 87499 Wildpoldsried, Tyskland. Du når oss per telefon på +49 8304 929 33 400 och via e-post till datenschutz@sonnendrive.de. sonnen kommer omgående titta på ditt ärende. För att din förfrågan ska kunna få ett snabbt och utförligt svar vidarebefordras dessutom e-postmeddelandet till Fleetpool.

16. SSL- resp. TSL-kryptering

Av säkerhetsskäl och till skydd för överföringen av konfidentiellt innehåll, som till exempel förfrågningar eller beställningar, som du skickar till oss, använder vi SSL- resp. TSL-kryptering på den här sidan. En krypterad anslutning känner du igen på att adressraden i din webbläsare ändar från ”http://” till ”https://”, och en hänglåssymbol visas i webbläsarraden.

Vid aktiv SSL- resp. TSL-kryptering kan de uppgifter som du skickar till oss inte läsas av tredje part.

17. Användning av cookies

Mer information om användning av cookies på vår webbsida hittar du på https://www.sonnen.se/cookies.

18. e-postsäkerhet

Så fort du tar elektronisk kontakt med sonnen ger du ditt godkännande av elektronisk kommunikation. Vi vill informera om att e-postmeddelanden kan läsas eller förändras av någon obehörig i samband med att de överförs. På den här webbsidan används endast delvis en krypteringsteknik. sonnen använder en programvara för filtrering av oönskade e-postmeddelanden (spamfilter). Genom spamfiltret kan e-postmeddelanden avvisas om de felaktigt identifierats som spam på grund av vissa kännetecken.

19. Säkerhet genom tekniska och organisatoriska åtgärder

Enligt gällande lagstadgade bestämmelser vidtar vi tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot oavsiktlig eller avsiktlig manipulation, förlust, förstörelse eller obehöriga personers åtkomst. De säkerhetsåtgärder som vi vidtar förbättras fortlöpande i enlighet med den tekniska utvecklingen.

20. Publicering av platsannonser/jobbansökningar online

Dina ansökningsuppgifter inhämtas och behandlas elektroniskt av oss i syfte att genomföra jobbansökningsförfarandet. Den juridiska grunden för databehandlingen är art. 6 avsn. 1 s.1 a) i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU. Om din ansökan leder till att ett anställningsavtal ingås kan dina angivna uppgifter med beaktan av gällande rättsliga föreskrifter lagras av oss i din personalakt för den sedvanliga organisations- och förvaltningsprocessen. Den juridiska grunden för databehandlingen är art. 6 avsn. 1 s.1 f) i den allmänna dataskyddsförordningen för företag inom EU. Om vi inte går vidare med din ansökan raderas de uppgifter du har angett automatiskt två månader efter att vi har tillkännagivit att vi inte går vidare med din ansökan. Detta gäller inte om lagring krävs under en längre tid på grund av rättsliga krav (till exempel bevisningsskyldighet enligt den allmänna likabehandlingslagen), eller om du uttryckligen har gett ditt samtycke till lagring en längre tid i vår intressent-databas.

21. Ändringar av denna sekretesspolicy

Denna sekretesspolicy kan ändras under tidens gång. Den gäller i sin respektive aktuella version och är föremål för de respektive gällande lagliga bestämmelserna. Denna sekretesspolicy uppdaterades senast den 22 november 2021.